기록물 관리

기록물관리란?

기록은 공공기관의 책무에 따른 설명책임성(accountability)과 증거성을 가진 기록정보를 의미합니다.
기록물관리란 구민을 위한 우리구의 업무 과정에서 발생한 기록물을 적법·적절하게 생산·관리하여 효율적인 업무 지원을 도모하고, 기록물을 평가·폐기하여 증거적 가치 및 영구보존 가치가 있는 기록을 보존하여 향후 구민을 위해 활용할 수 있는 기반을 조성하는 제반 업무절차입니다.
정보화시대로의 도약으로 증가한 능동적인 정보 수요속에서 기록관리는 단순한 문서보관을 의미하는 전통적 개념에서 확대되어 기록의 보존을 기반으로 기록정보의 폭넓은 분류와 가공, 콘텐츠 제작, 기록정보서비스 제공 등 다양한 측면을 포괄적으로 의미하고 있습니다.

기록물관리절차

  • 제1단계: 처리과(전부서)
    • 처리과 에서는 효율적으로 기록을 생산하고 이용하기 위한 목적으로 기록을 관리하며, 현행업무를 수행하는 중에 기록을 관리하는 것을 현용 기록관리라고 한다.
    • 현행기록관리에서 중요한 것은 법률과 규정에서 요구되는 기록을 반드시 생산하여야 하고, 꼭 필요한 기록을 경제적·효율적으로 생산해야 한다.
    • 현행 업무 중에 생산된 기록물을 효율적으로 이용하기 위해서는 기록물을 적절하게 분류 및 편철해야 하고 쉽게 찾을 수 있어야 한다.

  • 제2단계: 기록관(민원여권과)
    • 기록관은 기록물의 보존ㆍ관리 및 활동 등 해당 기관 기록물 관리 업무의 전담기구로서 해당 공공기관 기록물의 수집, 보존 및 활용하고 영구 기록물 관리기관으로의 기록물 이관 및 영구 기록물관리 기관과의 협조에 의한 기록물의 상호활용 및 보존의 분담, 해당 공공기관의 기록물에 대한 정보공개 청구의 접수 등 기록물 관리업무를 전담한다.
    • 기록정보센터로서의 기능 수행기관으로서 공무수행관련 각종 기록물을 관리하고, 기록정보를 신속하게 검색활용하도록 함으로써 전자정부의 구현 및 행정의 경쟁력 강화에 기여하는 역할을 담당한다.
    • 기록관에서는 해당 기관의 기록관리 정책 및 업무절차를 수립하여야 하고, 기록의 지적ㆍ물리적 통제 및 기록물의 물리적 보호환경을 구축하여 기록물 관리에 최선을 다하며, 기록물의 보존기간 책정 지원, 보존가치의 잠정적 평가, 기관의 일반기록관리교육과 같은 핵심적인 업무를 수행한다.
    • 그 밖에 공공기관의 장이 정하는 정보

  • 제3단계: 영구기록물관리기관(서울기록원)
    • 영구기록물관리기관은 기록물의 영구보존에 필요한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물을 영구적으로 관리하는 기관을 말한다.
    • 서울특별시 관할 지방영구기록물관리기관은 서울기록원입니다.
    • 영구기록물관리기관은 관할 공공기관의 기록물관리에 관한 기본계획의 수립ㆍ시행, 기록물관리 및 기록물관리 관련 통계의 작성ㆍ관리, 기록물관리에 관한 지도ㆍ감독 및 지원, 기록물관리 종사자에 대한 교육ㆍ훈련 등의 업무를 수행한다.

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담당자 정보

  • 담당부서 민원여권과
  •  담당자 최주환
  • 전화번호 02-2286-5219
  • 최종수정일 2022.11.08